Fireflies vs Otter.ai vs Fathom: o melhor assistente de reuniões com IA em 2026

Toda semana surge um novo assistente de reunião. Poucos chegam à sexta-feira

Anotar reunião com IA deixou de ser teste de novidade e virou decisão de rotina — e é justamente aí que a dúvida começa. A cada semana aparece mais um app que promete transcrever, resumir e organizar tudo sozinho, mas, na prática, poucos resistem ao primeiro dia de uso real. O mercado acompanha esse movimento: a Precedence Research projeta um salto de US$ 1,20 bilhão em 2025 para US$ 1,42 bilhão em 2026, com taxa composta de 18% ao ano. Ferramenta não falta. Falta saber qual delas combina com o seu dia.

Na disputa de 2026, três nomes concentram a conversa, e a escolha entre eles é, no fundo, três perguntas. Você quer a transcrição mais precisa ou a automação mais profunda? Quer o melhor plano gratuito ou a integração mais funda com o CRM? Aceita um bot visível entrando na chamada ou prefere gravar sem ninguém perceber? Cada pergunta aponta para um vencedor diferente. Por isso "o melhor" não existe no abstrato — existe o melhor para a etapa que mais consome o seu tempo.

Quem são os três concorrentes

Antes de comparar critério a critério, vale entender o DNA de cada um — porque é a história de cada produto que explica por que eles funcionam de formas tão diferentes.

O Fireflies.ai nasceu como central de dados de reunião. Ele captura a conversa, registra tudo num banco de conhecimento pesquisável e dispara a informação para onde o time já trabalha: Salesforce, HubSpot, Slack, Notion. Em junho de 2025, atingiu avaliação de US$ 1 bilhão (via tender offer, não captação principal), segundo a Yahoo Finance, e é lucrativo desde 2023. A empresa relata cerca de 20 milhões de usuários, mais de 500 mil organizações e presença em 75% da Fortune 500.

O Otter.ai é o veterano da transcrição ao vivo, hoje reposicionado como motor de conhecimento. Ele transcreve em tempo real, indexa o que foi dito entre reuniões e responde perguntas sobre esse histórico. A própria empresa resume a virada assim:

"Seu anotador de IA agora também é seu Motor de Conhecimento Conversacional."

Por trás está a AISense, que levantou cerca de US$ 73 milhões — US$ 50 milhões em uma Série B liderada pela Spectrum Equity, em fevereiro de 2021.

O Fathom chegou depois e atacou pelo flanco do preço. Ele grava, transcreve e resume de graça, sem limite de minutos, e permite escolher entre gravar com ou sem bot. Fundado em 2020 por Richard White, soma cerca de US$ 21,7 milhões captados (Série A de US$ 17 milhões em setembro de 2024, liderada pela Telescope Partners), é usado por mais de 300 mil empresas e foi eleito o app mais usado do HubSpot em 2025. É o caçula com a maior nota de usuários da categoria.

Comparação dos recursos principais (com vencedor por critério)

Aqui está o coração da comparação. Recurso não é melhor por ser mais — é melhor pela etapa que ele resolve no seu fluxo. A tabela abaixo dá o veredito de cada um dos oito critérios; em seguida, o porquê de cada decisão.

Precisão de transcrição → Fathom

O único dado medido que existe vem do teste da openhelm.ai, que rodou oito ferramentas nas mesmas 500 reuniões ao longo de três meses e conferiu manualmente 50 delas. Resultado: Fathom 96%, Fireflies 94%, Otter 91%. Aqui o aviso é obrigatório — trata-se de um autoteste de um único blog, com método transparente, mas não auditado nem replicável de forma independente. É a melhor evidência disponível, não um padrão-ouro. Fora isso, os índices de precisão que circulam são informados pelos fornecedores e se contradizem entre si. E há um teto comum: com ruído, sotaques carregados ou conversas sobrepostas, os três caem para a faixa de 60% a 70%.

Cobertura de idiomas → Fireflies

Nesse critério não há empate. O Fireflies transcreve em mais de 100 idiomas, contra 38 do Fathom e apenas 6 do Otter (inglês, espanhol, francês, alemão, japonês e chinês). Para um time global, isso decide a escolha sozinho.

Resumo por IA e modelos → Fathom

O Fathom oferece 17 modelos de resumo por tipo de reunião, incluindo frameworks de vendas como MEDDPICC, BANT, SPICED e SANDLER, além de formatos para CS, 1:1, demo, entrevista e retrospectiva. O Fireflies entrega as Smart Notes (visão geral, pontos e itens de ação) e o Otter, o Outline (decisões, ações e insights). Quando o resumo precisa seguir uma metodologia, o Fathom larga na frente.

Extração de itens de ação → Fathom

Foi o critério de maior diferença no teste da openhelm.ai. O Fathom marcou recall de 89%, precisão de 92% e acerto de 84% na atribuição da tarefa à pessoa certa. O Fireflies ficou em 86/88/79. É a diferença entre uma lista de pendências que você confia e uma que precisa revisar item a item.

Busca por IA entre reuniões → Fireflies

Os três sabem responder perguntas sobre o histórico, mas de jeitos diferentes:

• Fireflies (AskFred): faz análise multirreunião e cruza padrões entre conversas, com mais de 200 AI Skills reaproveitáveis. Em contrapartida, consome créditos de IA.
• Fathom (Ask Fathom): busca em toda a conta e responde com citação que leva direto ao momento exato da transcrição. É a resposta mais auditável das três.
• Otter (AI Chat + Channels): pergunta entre reuniões e apps conectados, e os Channels organizam tudo por time, projeto ou tema. É o melhor para arquivar conhecimento da organização.

O AskFred leva por amplitude de análise, mas a citação com carimbo de tempo do Fathom é a mais confiável quando você precisa provar a origem.

Integrações e automação de CRM → Fireflies

O Fireflies registra mais de 100 integrações e tem a automação de CRM mais profunda: registra reuniões automaticamente no Salesforce e no HubSpot, e conecta Slack, Notion, Linear, ATS e Zapier, além de uma API GraphQL disponível já no plano gratuito. O Fathom cobre Salesforce, HubSpot e Close — e libera sincronia de CRM já no plano gratuito para até 3 usuários por domínio. O Otter, em contrapartida, tranca o CRM no Enterprise. Para quem quer aprofundar a pilha de produtividade, vale o nosso guia das melhores ferramentas de IA para produtividade em 2026.

Captura sem bot → Fathom

O Fathom deixa escolher o modo de captura a cada reunião: só transcrição (sem bot), áudio com transcrição (sem bot) ou gravação completa de áudio e vídeo com bot, incluindo a tela. O Otter também grava sem bot pelo app de desktop. Já o Fireflies opera principalmente com um bot que entra e se anuncia como gravador. Para reuniões com clientes, o controle do Fathom reduz o constrangimento social.

Tempo real / agente na reunião → Otter

Aqui o Otter é o único com um agente de verdade. O "Meeting Agent" é ativado por voz e responde perguntas, rascunha e-mails e agenda follow-ups durante a própria reunião (primeiro no Zoom, com outras plataformas em sequência). O Fireflies vem logo atrás com o Live Assist, que sugere durante a chamada. O Fathom mostra resumo ao vivo, mas não "age" no meio da conversa.

Preços e planos gratuitos (com os custos ocultos)

Os preços de tabela são parecidos. O custo escondido é que separa os três. A leitura rápida: o Fathom tem o grátis mais forte, mas trava o resumo avançado em 5 reuniões por mês e exige 2 assentos no Team; o Fireflies limita os créditos de IA e prende vídeo e CRM nos planos altos; o Otter empurra CRM, SSO e HIPAA para o Enterprise.

Preços por assento, em junho de 2026. Páginas oficiais carregam preço só via JavaScript; valores conferidos também por fontes de terceiros.

A experiência no dia a dia (entrar na reunião, aprender, mobile)

No papel, os três fazem o mesmo. Na prática, a sensação de uso é diferente.

O Otter aposta no "configurou, esqueceu": sincroniza com a agenda e entra sozinho nas reuniões, o que é cômodo. Em contrapartida, o bot tem um custo social — ele aparece na chamada — e a precisão escorrega quando há muita gente falando, com a marcação de quem disse o quê derrapando em grupos grandes. Há ainda relatos de dificuldade para remover o Otter de eventos específicos, sobretudo presenciais.

O Fathom é o mais limpo de começar. O modo sem bot poupa o constrangimento de anunciar um gravador, a interface não atrapalha e dá para pular para o ponto certo clicando no carimbo de tempo. Os pontos fracos são concretos: reuniões longas às vezes têm atraso de sincronização, e ele não captura o chat do Zoom. Um usuário do Capterra resume bem o tom geral:

"É a primeira ferramenta da categoria que saiu do meu caminho em vez de exigir que eu a aprendesse."

O Fireflies tem o maior leque de captura — bot, extensão do Chrome, app de desktop e mobile, upload de arquivo —, o que o torna o mais versátil para registrar conversas fora da agenda. Porém o bot que se anuncia gera a mesma sensação de invasão, e parte dos usuários acha o preço alto para uso individual. Para quem coordena equipes distribuídas, vale cruzar com o nosso guia das melhores ferramentas de IA para times remotos.

Segurança, privacidade e confiança

Este é o capítulo em que os três mais se diferenciam — e que os concorrentes menos costumam citar. Os três têm SOC 2 Type II, GDPR e criptografia AES-256. A diferença real está em três pontos: treinamento de modelos, processos judiciais e conformidade.

O ponto mais sensível é o do Otter. Por padrão, o conteúdo das gravações pode ser usado, após desidentificação por método proprietário, para treinar os modelos da própria empresa (os dados importados ficam de fora, e nada é repassado a fornecedores de IA terceiros para treino). Já o Fireflies não treina com dados do cliente por padrão e mantém retenção de zero dia. O Fathom proíbe contratualmente que seus subprocessadores (Anthropic, OpenAI, Google) treinem com os dados; no uso interno desidentificado, dá para fazer opt-out nas configurações. Em compensação, o Fathom não tem ISO 27001 e armazena os dados nos Estados Unidos.

Sobre o processo: o Otter responde à ação coletiva Brewer v. Otter.ai, protocolada em 15/08/2025 no tribunal federal do Distrito Norte da Califórnia. A ação alega que o bot grava reuniões sem o consentimento de todos os participantes e usa os dados para treinar IA, invocando a ECPA e a CFAA federais, mais a CIPA da Califórnia. Vários processos foram consolidados em 22/10/2025, com audiência de moção para arquivamento marcada para 20/05/2026, segundo a NPR e o escritório Fisher Phillips. O essencial da acusação, nas palavras do processo:

A empresa é acusada de gravar conversas sem o consentimento de todos os participantes e de usar esse conteúdo para treinar seus modelos.

Repetindo o que importa: é um processo em andamento, com alegações ainda não julgadas — não uma condenação. Mas, para quem lida com reuniões sensíveis, é um dado de confiança que pesa.

Prós e contras lado a lado

Cada ferramenta tem do que se orgulhar e o que esconder. Os pontos abaixo estão amarrados a cenários, não são absolutos.

Quem deve escolher qual

Não existe vencedor único. Existe a escolha certa para o seu caso. Abaixo, os perfis mais comuns.

Se você é solo, autônomo ou só quer o melhor grátis → vá de Fathom. Gravação e transcrição ilimitadas cobrem a maioria das necessidades, e a nota de usuários é a mais alta da categoria. Só não conte com resumo avançado além das 5 reuniões mensais.

Se o seu time vive dentro do CRM e da operação de vendas → Fireflies. A automação de Salesforce e HubSpot, a cobertura de idiomas e os mais de 200 AI Skills justificam o preço para quem trata reunião como dado comercial.

Se você precisa de transcrição ao vivo, acessibilidade ou uso educacional → Otter, com a ressalva de privacidade já citada. O agente na reunião e a transcrição em tempo real não têm equivalente direto nos outros dois.

Se você atende muitos clientes e privacidade é prioridade → Fathom no modo sem bot. Gravar sem anunciar um robô na chamada reduz o atrito e mantém o controle do que é capturado.

Se você é consultor com vários clientes → Fireflies pela amplitude de integração, ou Fathom pelos modelos por tipo de reunião — depende de você precisar mais de automação ou de relatório padronizado.

Se o orçamento é o fator decisivo → Fathom Free para quem não pode pagar nada, ou Otter Pro a US$ 8,33/mês no anual para quem quer transcrição ao vivo barata. Para mais ideias de pilha enxuta, veja as melhores ferramentas de IA para produtividade em 2026.

Pontuação final e escolhas da redação

Somando os doze critérios numa escala de 1 a 5, o quadro fica assim. Os números são os mesmos em todas as versões deste comparativo; o método está aberto à conferência.

As escolhas da redação fecham o comparativo: o Fathom leva como melhor no geral e melhor gratuito, pela combinação de precisão medida, plano grátis e nota de usuários. O Fireflies é a escolha para vendas, CRM e automação, pela profundidade de integração e cobertura de idiomas. E o Otter segue insuperável em tempo real e no agente dentro da reunião, desde que você aceite a ressalva de privacidade.

Perguntas frequentes

Referências e fontes

• Fireflies — preços, segurança e plano gratuito
• Otter — preços, privacidade e segurança e Otter Meeting Agent
• Fathom — preços, visão geral e central de ajuda
• openhelm.ai — Teste de 500 reuniões com 8 assistentes (autoteste de um único blog)
• Zapier — Fathom vs Fireflies
• Capterra: Fathom 5,0/808, Fireflies 4,9/729, Otter 4,4/102
• NPR — Ação coletiva contra o Otter.ai e Fisher Phillips — análise jurídica
• TechCrunch — Fathom capta US$ 17 milhões
• Precedence Research — Mercado de assistentes de reunião com IA

Transparência: as notas do G2 e do Capterra refletem o que está exibido nessas plataformas, via resumos de busca, e não auditoria independente. Os preços valem para junho de 2026. O único índice de precisão medido é o autoteste da openhelm.ai; os demais são informados pelos fornecedores. Nada aqui veio de um teste controlado em laboratório próprio — a SimilarLabs cataloga e compara ferramentas de IA o ano inteiro, e desta base saiu o comparativo.