Fireflies vs. Otter.ai vs. Fathom: der beste KI-Meeting-Assistent 2026

Drei Tools, drei verschiedene Probleme

Jede Woche taucht ein neuer KI-Notetaker auf, und die wenigsten überstehen die erste Arbeitswoche. Meeting-Mitschriften sind längst keine Spielerei mehr, sondern eine alltägliche Entscheidung: Wer die falsche Mitschrift in sein CRM kippt, merkt es erst, wenn ein Deal an der falschen Notiz hängt. Genau deshalb ist die Frage „welches ist das beste“ weniger nützlich, als sie klingt.

Hinter „Fireflies oder Otter oder Fathom“ stecken in Wahrheit drei Fragen. Wollen Sie maximale Genauigkeit oder maximale Automatisierung? Soll es kostenlos sein oder tief im CRM verankert? Und akzeptieren Sie, dass ein sichtbarer Bot dem Meeting beitritt? Der Markt für KI-Meeting-Assistenten wächst laut Precedence Research von 1,20 Mrd. US-Dollar (2025) auf 1,42 Mrd. US-Dollar (2026), rund 18 % CAGR — Auswahl gibt es genug. Die Schwierigkeit liegt darin, das Tool an den Punkt zu binden, der bei Ihnen am meisten schmerzt.

Wer hier antritt

Fireflies.ai positioniert sich als „Meeting-Datendrehscheibe“: Es transkribiert, automatisiert die Nachbereitung und schiebt Ergebnisse in das CRM, statt sie nur abzulegen. Das Unternehmen erreichte im Juni 2025 eine Bewertung von 1 Mrd. US-Dollar (über ein Tender Offer, keine klassische Finanzierungsrunde), schreibt nach eigenen Angaben seit 2023 schwarze Zahlen und nennt rund 20 Millionen Nutzer in über 500.000 Organisationen, darunter 75 % der Fortune 500 (Yahoo Finance). Diese Skala erklärt, warum die Integrationsliste so lang ist.

Otter.ai ist der Veteran der Echtzeit-Transkription und baut sich seit Jahren zu einer Wissensmaschine über Meetings hinweg aus. Hinter dem Mutterunternehmen AISense steht eine Series B über rund 73 Mio. US-Dollar (50 Mio. US-Dollar, Februar 2021, angeführt von Spectrum Equity, Spectrum Equity). Die offizielle Positionierung bringt diese Doppelrolle auf den Punkt.

„Your AI notetaker is now also your Conversational Knowledge Engine.“ — Otter.ai

Fathom ist der Aufsteiger mit dem aggressivsten Gratis-Tarif und den höchsten Bewertungen, der sich auch ohne Bot betreiben lässt. Gegründet 2020 von Richard White, sammelte Fathom rund 21,7 Mio. US-Dollar ein (17 Mio. US-Dollar Series A im September 2024, angeführt von Telescope Partners, TechCrunch), wird in über 300.000 Unternehmen eingesetzt und wurde 2025 als „Most Used App“ im HubSpot-Marktplatz ausgezeichnet. Die jüngere Herkunft erklärt den Bot-freien, CRM-nahen Zuschnitt.

Kernfunktionen im Vergleich — Sieger je Kriterium

Mehr Funktionen sind nicht automatisch besser; entscheidend ist, welche einzelne Sie wirklich brauchen. Wir gehen acht Kriterien durch und benennen für jedes einen klaren Sieger. Die folgende Übersicht fasst zusammen, der Rest des Kapitels begründet.

Transkriptionsgenauigkeit. Im openhelm.ai-Test über 500 Meetings transkribierte Fathom mit 96 %, vor Fireflies mit 94 % und Otter mit 91 % — gemessen bei sauberem Ton, aber als Selbsttest eines einzelnen Blogs, nicht peer-reviewed und nicht unabhängig reproduziert. Andere Quellen widersprechen sich (Otter wird mal mit 95 %, mal mit rund 85 % angegeben), weshalb wir nur den gemessenen openhelm-Satz als Anker nehmen und alles Übrige als herstellerseitig angegeben behandeln. Wichtig bleibt: Unter Lärm, starken Akzenten oder Durcheinanderreden fallen alle drei auf rund 60 bis 70 %. Sieger: Fathom.

Sprachabdeckung. Fireflies transkribiert in über 100 Sprachen, Fathom in 38, Otter nach Angaben der Hilfeseite in lediglich sechs (Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch, vereinfachtes Chinesisch). Wer regelmäßig mehrsprachige Meetings fährt, hat hier keine echte Alternative. Sieger: Fireflies.

KI-Zusammenfassungen und Vorlagen. Fathom liefert in der Team-Version 17 Vorlagen nach Meeting-Typ, darunter Vertriebsframeworks wie SANDLER, SPICED, MEDDPICC und BANT sowie Formate für Customer Success, Einzelgespräche, Demos und Interviews. Fireflies setzt auf „Smart Notes“ mit Überblick, Kernpunkten und Action-Items, Otter auf seine automatische „Outline“ mit Entscheidungen und Erkenntnissen. Beides ist solide, aber Fathoms Vorlagenbreite ist im Vertrieb schwer zu schlagen. Sieger: Fathom.

Action-Items-Extraktion. Hier ist der Abstand am größten: Im openhelm-Test erreichte Fathom 89 % Recall, 92 % Precision und 84 % korrekte Zuordnung, vor Fireflies mit 86/88/79. Wenn am Ende jeder den richtigen Punkt auf dem Tisch hat, spart das die meiste Nacharbeit. Sieger: Fathom.

Für die Suche über mehrere Meetings hinweg unterscheiden sich die drei Ansätze deutlich:

• Fireflies — „AskFred“: beantwortet Fragen über mehrere Meetings hinweg (Multi-Meeting-Analyse) und bringt über 200 KI-Skills mit, verbraucht dabei aber AI-Credits.
• Fathom — „Ask Fathom“: durchsucht das gesamte Konto und liefert Zitate mit Direktlink auf die exakte Stelle im Transkript; das ist die nachvollziehbarste Variante.
• Otter — „AI Chat“ plus „Channels“: beantwortet Fragen über Meetings und verbundene Apps hinweg und bündelt Aufzeichnungen nach Team oder Thema; das eignet sich am besten zur organisierten Ablage.

In der Summe deckt AskFred mit Multi-Meeting-Analyse und KI-Skills die meisten Suchszenarien ab. Sieger: Fireflies.

Integrationen und CRM-Automatisierung. Fireflies führt mit über 100 Integrationen und der tiefsten automatischen Protokollierung in Salesforce und HubSpot, samt Slack, Notion und einer GraphQL-API bereits im Gratis-Tarif. Fathom kontert mit CRM-Sync schon kostenlos (bis 3 Nutzer/Domain) und unterstützt auch Close, während Otter CRM-Anbindung, SSO und API/Webhooks erst im Enterprise-Tarif freischaltet. Wer im CRM lebt, findet bei Fireflies die meisten Wege hinein; mehr dazu auch in unserem Überblick zu den besten KI-Produktivitäts-Tools 2026. Sieger: Fireflies.

Meeting-Erfassung ohne Bot. Fathom lässt pro Meeting zwischen drei Modi wählen: nur Transkription ohne Bot, Audio plus Transkription ohne Bot oder vollständiges Audio und Video per Bot inklusive Bildschirm. Otter kann über die Desktop-App ebenfalls ohne Bot aufnehmen, während Fireflies primär mit einem sichtbaren Bot arbeitet, der sich als Aufnahme zu erkennen gibt. Für kundennahe Gespräche ist die feingranulare Wahl von Fathom der ruhigste Weg. Sieger: Fathom.

Echtzeit und In-Meeting-Agent. Otters „Meeting Agent“ ist sprachgesteuert und kann mitten im Gespräch eine Frage beantworten, eine Folge-Mail entwerfen oder einen Termin vorbereiten (zunächst für Zoom). Fireflies „Live Assist“ gibt In-Meeting-Hinweise und liegt knapp dahinter, Fathom liefert Echtzeit-Zusammenfassungen, agiert aber nicht als „Agent“ im Gespräch. Sieger: Otter.

Preise und Gratis-Kontingente — inklusive versteckter Kosten

Die Listenpreise liegen nah beieinander, die versteckten Kosten nicht. Die folgende Tabelle zeigt die Tarife pro Platz; danach räumen wir mit zwei verbreiteten Missverständnissen auf.

Stand: Juni 2026. Da einzelne Preisseiten nur per JavaScript laden, sind die Werte mit Hilfeseiten und Drittanbieter-Übersichten abgeglichen.

Im Alltag — Beitritt, Einstieg, mobile Nutzung

Otter folgt dem Prinzip „einmal einrichten, dann laufen lassen“: Über die Kalender-Synchronisierung tritt der Bot automatisch bei, was bequem ist, aber soziale Kosten hat und in Gruppen mit mehreren Sprechern an Genauigkeit verliert, weil die Sprecherzuordnung verrutscht. Praktisch klagen einige Nutzer auch darüber, dass der Bot Terminen beitritt, zu denen er nicht eingeladen war.

Fathom fühlt sich beim Einstieg am aufgeräumtesten an, der Bot-freie Modus erspart die meiste soziale Verlegenheit, und die mobile App nimmt auch Gespräche vor Ort auf. Der Preis dafür: In langen Meetings kommt es gelegentlich zu Synchronisationsverzögerungen, und der Zoom-Chat lässt sich nicht miterfassen.

Fireflies bietet die meisten Erfassungswege — Bot, Chrome-Erweiterung, Desktop- und Mobil-App sowie Datei-Upload — wirkt mit seinem sich selbst meldenden Bot aber etwas aufdringlicher und ist im Einzelplatz vergleichsweise teuer. Für verteilte Teams ist diese Flexibilität dennoch ein Pluspunkt; wer dort optimiert, findet weitere Optionen in unserem Überblick zu den besten KI-Tools für Remote-Teams.

„Praktisch, dass es sich einfach einklinkt — weniger praktisch, wenn es Terminen beitritt, zu denen man es nie eingeladen hat.“ — sinngemäße Nutzerstimme aus Capterra-Bewertungen zu Otter.

Sicherheit, Datenschutz und Vertrauen

Das ist das Kapitel mit den größten Unterschieden — und zugleich jenes, das Wettbewerber am seltensten ansprechen. Alle drei Anbieter sind SOC-2-zertifiziert, doch beim Umgang mit Ihren Daten trennen sich die Wege deutlich.

Otter nutzt nach eigener Datenschutzerklärung standardmäßig de-identifizierte Aufnahmen, um eigene Modelle zu trainieren; importierte Kundendaten sind davon ausgenommen, und Kundendaten werden nicht an externe KI-Anbieter zum Training weitergegeben. Hinzu kommt ein rechtliches Risiko: Die Sammelklage Brewer v. Otter.ai wurde am 15.08.2025 eingereicht, im Oktober 2025 zusammengeführt, und für den 20.05.2026 ist eine Anhörung zum Abweisungsantrag angesetzt (NPR, Fisher Phillips). Die Kläger werfen Otter vor, ohne Einwilligung aller Teilnehmer aufgezeichnet und die Daten zum KI-Training verwendet zu haben — ein Vorwurf in einem laufenden Verfahren, keine Verurteilung.

Fireflies fährt mit 0-Day-Retention und trainiert standardmäßig nicht auf Kundendaten. Fathom untersagt seinen Subprozessoren vertraglich das Training, nutzt zur Verbesserung eigener Modelle aber selbst de-identifizierte Kundendaten, was sich in den Einstellungen abschalten lässt (Opt-out). Zwei Einschränkungen sind fair zu nennen: Fathom besitzt kein ISO 27001 (verweist auf SOC 2 als vergleichbaren Standard) und speichert Daten in den USA.

Die Kläger werfen Otter vor, sein Bot habe Videokonferenzen „ohne Einwilligung aller Teilnehmer“ aufgezeichnet — ein laufendes Verfahren ohne bisheriges Urteil.

Stärken und Schwächen auf einen Blick

Wer zu wem passt

Wenn Sie kostenlos das meiste herausholen oder allein arbeiten, ist Fathom die naheliegende Wahl: unbegrenztes Aufnehmen und Transkribieren, höchste Bewertungen, saubere Bedienung — solange Sie das Limit auf erweiterte Zusammenfassungen nach fünf Meetings im Monat einkalkulieren.

Wenn Ihr Team stark auf Vertrieb und CRM setzt, führt der Weg zu Fireflies: über 100 Integrationen und die tiefste automatische Protokollierung in Salesforce und HubSpot, dazu Conversation Intelligence in den oberen Tarifen.

Wenn Sie Echtzeit-Transkription, Barrierefreiheit oder den Bildungsbereich brauchen, spielt Otter seine Stärke aus, wobei Sie das Standard-Training auf Aufnahmen und das laufende Verfahren bewusst in Kauf nehmen sollten.

Wenn Sie datenschutzsensibel arbeiten oder viele Kundengespräche führen, ist Fathoms Bot-freier Modus der ruhigste Weg, ohne dass jedes Meeting einen sichtbaren Bot sieht.

Wenn Sie als Berater mehrere Mandanten betreuen, entscheiden Sie zwischen den Fireflies-Integrationen für die CRM-Anbindung und den Fathom-Vorlagen für strukturierte Protokolle je Meeting-Typ.

Wenn das Budget knapp ist, kommen Sie mit Fathom Free am weitesten; wer einen günstigen bezahlten Einzelplatz sucht, liegt mit Otter Pro (jährlich 8,33 US-Dollar) oder Fireflies Pro (jährlich 10 US-Dollar) richtig. Weitere Einordnung bieten unsere Überblicke zu den besten KI-Produktivitäts-Tools 2026 und KI-Tools für Remote-Teams.

Gesamtwertung und Redaktionswahl

Fasst man zwölf Kriterien zusammen, ergibt sich ein klares Bild. Die Methodik bleibt transparent: gemessene Werte aus dem openhelm-Test, ansonsten herstellerseitige Angaben und Nutzerbewertungen.

Unsere Redaktionswahl in drei Sätzen: Fathom ist der beste Allrounder und die beste Gratis-Option für die meisten Nutzer. Fireflies ist die erste Wahl, wenn Vertrieb, CRM und Mehrsprachigkeit den Ausschlag geben. Otter bleibt vorn bei Echtzeit und In-Meeting-Agent, sofern Sie die Datenschutz-Abwägung akzeptieren.

Häufige Fragen

Quellen und Belege

• openhelm.ai — KI-Meeting-Assistenten im Vergleich (500-Meeting-Genauigkeitstest) (Selbsttest eines einzelnen Blogs)
• Fireflies — Preise, Sicherheit und Gratis-Tarif
• Otter — Preise, Datenschutz und Meeting Agent
• Fathom — Preise, Übersicht und Hilfeseite
• Zapier — Fathom vs. Fireflies
• Capterra: Fathom 5,0/808, Fireflies 4,9/729, Otter 4,4/102
• NPR — Sammelklage gegen Otter.ai und Fisher Phillips — Analyse zur Klage gegen KI-Notetaker
• TechCrunch — Fathom sammelt 17 Mio. US-Dollar ein
• Precedence Research — Markt für KI-Meeting-Assistenten

Die genannten Bewertungen sind via Such-Zusammenfassungen und Capterra-Vollseiten belegt, nicht unabhängig geprüft; G2-Werte gelten nur laut der bei G2 ausgewiesenen Bewertung. Alle Preise: Stand Juni 2026. Dies ist kein kontrollierter Labortest — die einzige gemessene Genauigkeit stammt aus dem openhelm-Selbsttest, alles Übrige ist herstellerseitig angegeben.