Wudpecker - KI-gestützte Meeting-Notizen die Ihren Kontext verstehen

Was ist Wudpecker?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich in Meetings voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren, statt nebenbei eilig Notizen zu kritzeln. Genau dieses Problem löst Wudpecker für Sie – als Ihr persönlicher KI-Assistent für Meeting-Notizen.

Das typische Dilemma: Ob Verkaufsgespräche mit wichtigen Kunden, Interviews mit potenziellen Mitarbeitern oder Produkt-Reviews mit Ihrem Team – in fast jeder beruflichen Situation sind Sie gezwungen, gleichzeitig zuzuhören und zu dokumentieren. Das führt unweigerlich dazu, dass wichtige Details verloren gehen, Action Items übersehen werden und Sie nach dem Meeting wertvolle Zeit damit verbringen, unvollständige Notizen zu rekonstruieren.

Wudpecker ist eine KI-gestützte Meeting-Assistenz, die Ihre Meetings automatisch aufzeichnet, transkribiert und in strukturierte, personalisierte Notizen verwandelt. Das Besondere: Sie teilen Wudpecker einfach mit, welches Format Sie bevorzugen – ob stichpunktartige Zusammenfassungen, detaillierte Protokolle oder tabellarische Übersichten – und die KI erstellt genau die Notizen, die Sie benötigen.

Mit Ask Wudpecker geht sogar noch mehr: Sie können im Nachgang Fragen zu Ihrem Meeting stellen und erhalten kontextbezogene Antworten direkt aus Ihren Notizen. So extrahieren Sie mühelos Erkenntnisse, die Sie sonst vielleicht übersehen hätten.

Vertrauen durch Ergebnisse: Über 18.000 Teams weltweit nutzen Wudpecker bereits, darunter namhafte Unternehmen wie Nokia, TikTok, Salesforce, Deliveroo, Postman, Google und Backbase. Als europäisches Unternehmen mit Sitz in der EU legt Wudpecker besonderen Wert auf Datenschutz und GDPR-Konformität – Ihre Daten bleiben geschützt.

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Die Kernfunktionen von Wudpecker

Wudpecker bietet Ihnen eine Reihe leistungsstarker Funktionen, die weit über einfache Transkription hinausgehen. Hier sind die wichtigsten Capabilities, die Ihren Arbeitsalltag verändern werden.

Personalisierte Notizen nach Maß – Sie teilen Wudpecker einfach mit, wie Ihre perfekten Meeting-Notizen aussehen sollen. Ob Sie eine bestimmte Struktur für Verkaufsberichte benötigen, Interview-Notizen mit spezifischen Kategorien bevorzugen oder Projekt-Reviews in tabellarischer Form wünschen – die KI versteht Ihre Anweisungen und generiert genau das Format, das Sie brauchen. Das bedeutet: keine nachträgliche Formatierung mehr, keine Zeitverschwendung mit Umstrukturieren.

Ask Wudpecker – Ihr KI-Gesprächspartner für Meeting-Insights – Diese Funktion revolutioniert, wie Sie Informationen aus Ihren Meetings extrahieren. Statt manuell durch seitenlange Transkripte zu scrollen, stellen Sie einfach eine Frage wie „Welche Einwände hat der Kunde gegen unser Angebot geäußert?" oder „Was waren die vereinbarten nächsten Schritte?" und erhalten sofort eine präzise Antwort. Besonders wertvoll: Plus- und Pro-Nutzer können diese Funktion unbegrenzt nutzen.

35+ Sprachen – Grenzenlos kommunizieren – Wudpecker transkribiert Meetings in über 35 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Japanisch, Koreanisch und Chinesisch. Die automatische Spracherkennung identifiziert die gesprochene Sprache selbstständig, sodass Sie sich auf internationale Gespräche ohne Vorbereitungsaufwand verlassen können.

Automatische Meeting-Aufzeichnung – Wudpecker joint automatisch Ihre Meetings auf Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Nachdem Sie Ihren Kalender verbunden haben, erkennt Wudpecker anstehende Meetings und sendet einen Notetaker-Bot, der alles aufzeichnet – ohne dass Sie etwas manuell starten müssen.

Ihr persönliches Fachvokabular – Spezielle Produktnamen, technische Begriffe oder Personennamen werden von Wudpecker dauerhaft korrekt geschrieben. Einmal definiert, erkennt das System diese Begriffe in allen zukünftigen Meetings korrekt.

Action Items automatisch erkennen – Die KI versteht den Kontext Ihrer Meetings und identifiziert zuverlässig Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines. So verpassen Sie keine vereinbarten Follow-ups mehr.

Nahtlose Integrationen – Wudpecker verbindet sich direkt mit Notion, Slack und HubSpot. Ihre Notizen landen automatisch am richtigen Ort, Ihr Team wird benachrichtigt, und Customer-Relationship-Daten werden synchronisiert.

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Wer nutzt Wudpecker?

Wudpecker ist für verschiedene berufliche Rollen konzipiert – hier erfahren Sie, wie unterschiedliche Teams von der Lösung profitieren.

Vertriebsteams und Partner-Manager – Als Vertriebsprofi wissen Sie, wie entscheidend aktives Zuhören beim Kunden ist. Mit Wudpecker müssen Sie nicht mehr zwischen Zuhören und Notieren aufteilen. Das System zeichnet jede Kundenbegegnung automatisch auf und erstellt strukturierte Zusammenfassungen – inklusive aller besprochenen Anforderungen, Einwände und next Steps. Sie können sich voll und ganz auf den Kunden konzentrieren und anschließend präzise Follow-ups senden.

Customer Success Teams – Wenn Sie zahlreiche Kundenmeetings pro Woche führen, kennen Sie das Problem: Wie behält man den Überblick über alle Erkenntnisse? Ask Wudpecker ermöglicht es Ihnen, innerhalb von Sekunden spezifische Informationen aus Hunderten von Meetings zu extrahieren. „Welche Feature-Wünsche hat dieser Kunde in den letzten drei Meetings geäußert?" – Sie erhalten sofort eine zusammengefasste Antwort und können dadurch viel effizienter Kundenberichte erstellen.

Recruiter und Hiring Manager – Bei Interviews ist es entscheidend, vollständig präsent zu sein. Wudpecker übernimmt die Dokumentation, während Sie sich auf den Kandidaten konzentrieren. Hinterher erhalten Sie vollständige Interview-Notizen in Ihrem bevorzugten Format – inklusive aller Antworten, Fragen und potenziellen Follow-up-Themen.

Produktmanager – Als PM sammeln Sie Feedback aus unzähligen Meetings mit Nutzern, Stakeholdern und Entwicklungsteams. Mit Wudpecker durchsuchen Sie alle Meetings nach spezifischen Themen und lassen sich KI-gestützte Insights generieren. So erkennen Sie Muster in Nutzerfeedback und treffen fundierte Produktentscheidungen.

Team Leads und Manager – In 1:1s und Team-Meetings fallen oft wichtige Feedback-Punkte und vereinbarte Action Items. Wudpecker identifiziert diese automatisch und stellt sicher, dass nichts durchrutscht. Die strukturierten Meeting-Protokolle dienen als perfekte Grundlage für Follow-ups und Performance-Reviews.

Internationale Teams – Mit Unterstützung für über 35 Sprachen ist Wudpecker die ideale Lösung für global verteilte Teams. Ob deutsch-englische Verhandlungen oder Meetings mit japanischen Partnern – die Transkription erfasst alles präzise.

<card type="type="tip" title="💡 Empfehlung für Ihre Teamgröße"> Für Vertriebsteams empfehlen wir die Plus-Variante, da sie unbegrenzte Ask AI-Fragen ermöglicht – ideal für die tägliche Kundenanalyse. Für größere Teams mit hohem Meeting-Volumen bietet die Pro-Version mit 100 monatlichen Meetings den besten Wert.

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Schnellstart-Guide

Der Einstieg in Wudpecker ist denkbar einfach und dauert nur wenige Minuten. Hier ist Ihr Pfad zur automatisierten Meeting-Dokumentation.

Schritt 1: Konto erstellen – Besuchen Sie app.wudpecker.io und registrieren Sie sich. Der schnellste Weg: Nutzen Sie die Anmeldung mit Ihrem Google-Konto. Alternativ können Sie ein separates Konto mit E-Mail und Passwort erstellen.

Schritt 2: Kalender verbinden – Nach der Registrierung werden Sie aufgefordert, Ihren Kalender zu integrieren. Wudpecker unterstützt Google Calendar, Outlook und iCal. Die Integration ermöglicht es dem System, automatisch anstehende Meetings zu erkennen.

Schritt 3: Meetings automatisch verbinden – Sobald Ihr Kalender verbunden ist, erkennt Wudpecker Meetings automatisch. Sie haben zwei Optionen: Wudpecker kann automatisch einen Notetaker-Bot zu allen Ihren Meetings senden, oder Sie wählen manuell aus, welche Meetings aufgezeichnet werden sollen.

Schritt 4: Die Meeting-Aufnahme – Der Wudpecker-Bot joint Ihr Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt automatisch. Sie müssen nichts weiter tun – die Aufnahme läuft im Hintergrund. Hinweis: Bitte informieren Sie alle Teilnehmer zu Beginn des Meetings, dass die Aufnahme stattfindet.

Schritt 5: KI-Verarbeitung – Nach Meeting-Ende beginnt die KI mit der Verarbeitung. In der Regel sind Ihre fertigen Notizen innerhalb von 1-2 Minuten verfügbar – bei längeren Meetings kann es bis zu etwa 10 Minuten dauern.

Schritt 6: Notizen anpassen – In Ihrem Dashboard sehen Sie die generierten Notizen. Gefällt Ihnen das Format nicht? Teilen Sie Wudpecker einfach neue Anweisungen mit: „Bitte strukturiere die Notizen als Tabelle mit Spalten für Thema, Verantwortlicher und Deadline" – und die KI aktualisiert das Format sofort.

Schritt 7: Ask Wudpecker nutzen – Klicken Sie auf „Ask Wudpecker" und stellen Sie Fragen zu Ihrem Meeting. Beispiel: „Was waren die wichtigsten Einwände des Kunden?" oder „Welche nächsten Schritte wurden vereinbart?"

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Sicherheit und Datenschutz

Bei Wudpecker hat Datenschutz höchste Priorität. Als europäisches Unternehmen operiert Wudpecker unter strengen EU-Datenschutzstandards und bietet Ihnen transparente, robuste Sicherheitsmaßnahmen.

Verschlüsselung auf höchstem Niveau – Ihre Daten sind sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung geschützt. Wudpecker verwendet AES-256-Verschlüsselung für alle gespeicherten Daten und TLS 1.3 mit SSL SHA-256 ECDSA für die Datenübertragung. Das bedeutet: selbst wenn jemand unbefugten Zugang erhalten würde, sind Ihre Informationen nicht lesbar.

Europäische Infrastruktur – Alle Aufzeichnungen und Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. Wudpecker nutzt AWS RDS und ElastiCache in Kombination mit Google Cloud Services, wobei die Infrastruktur in EU-Rechenzentren gehostet wird.

GDPR-Konformität – Als EU-Unternehmen unterliegt Wudpecker der DSGVO und nimmt diese Verpflichtung ernst. Das Unternehmen führt regelmäßige Überprüfungen der Architektur, Datenflüsse und Vereinbarungen durch, um vollständige Compliance zu gewährleisten.

Sicherheitsprinzipien – Wudpecker setzt auf moderne Sicherheitsarchitektur: GCP-gehostete Dienste mit privaten VPC-Netzwerken und Zero-Trust-Sicherheitsprinzipien. Das Team durchläuft Sicherheits-Hintergrundausbildungen und nutzt Passwort-Manager für den sicheren Umgang mit Zugangsdaten.

Transparenz und Kontrolle – Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten. Wudpecker bietet klare Richtlinien zur Datenverarbeitung und ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten jederzeit zu exportieren oder löschen zu lassen.

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Die Preisgestaltung von Wudpecker

Wudpecker bietet drei transparente Preisstufen, sodass Sie genau die Lösung finden, die zu Ihren Anforderungen passt. Alle Pläne beinhalten unbegrenzten Speicherplatz und Unterstützung für Meetings bis zu 2 Stunden 15 Minuten.

*Jahrespreisreduzierung sparen Sie ca. 20% gegenüber der monatlichen Zahlung.

Free – Perfekt zum Ausprobieren – Der kostenlose Plan gibt Ihnen Zugang zu allen Kernfunktionen in geringerem Umfang. Ideal, um Wudpecker kennenzulernen und zu testen, ob die KI-Notizen Ihren Anforderungen entsprechen. Sie erhalten 10 Meetings pro Monat und 3 Ask AI-Fragen – völlig ohne Verpflichtung.

Plus – Die beliebte Wahl für Teams – Für $19 im Monat (oder $15,20 bei jährlicher Zahlung) erhalten Sie 30 AI-Notizen pro Monat und unbegrenzte Ask AI-Fragen. Besonders für Vertriebsmitarbeiter und Customer Success Manager, die täglich Kundenmeetings haben, ist dieser Plan optimal. Die unbegrenzten KI-Fragen ermöglichen tiefe Einblicke in Ihre Kundeninteraktionen.

Pro – Für wachsende Organisationen – Mit 100 monatlichen AI-Notizen und unbegrenzten Ask AI-Fragen ist dieser Plan für Teams mit hohem Meeting-Aufkommen konzipiert. Die Kosten pro Meeting sinken deutlich, und Sie haben genug Kapazität für alle Teammitglieder.

Jeder Plan beinhaltet:

• Unbegrenzter Speicherplatz für alle Ihre Meetings
• Maximale Meeting-Dauer von 2 Stunden 15 Minuten
• 35+ Sprachunterstützung
• Integration mit Notion, Slack und HubSpot
• GDPR-konforme Datenspeicherung in der EU

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Häufig gestellte Fragen