Roadbase - Verwandle unklare Briefings in bepreiste Projektpläne

Was ist Roadbase

Kennst du das Gefühl, wenn ein Kunde ein vages Briefing hereinschickt – ein paar Notizen, eine lose PDF – und erwartet, dass daraus in wenigen Tagen ein präziser Projektplan, ein realistischer Zeitplan und ein verbindliches Angebot entstehen?

Für Agenturen und Freelancer ist das Alltag. Und der Preis dafür ist hoch: Stunden, die du in das manuelle Rekonstruieren von Umfang, Zeitplan und Preis investierst, statt sie in die eigentliche Arbeit zu stecken. Du baust jede Woche denselben Prozess von Null auf – neue Phasen, neue Rollen, neue Stundenschätzungen – und mit jedem neuen Briefing beginnst du wieder bei der leeren Tabellenkalkulation.

Roadbase löst genau dieses Problem. Die Kernphilosophie dahinter ist einfach und radikal zugleich: dieselbe Arbeit planen, bepreisen und verfolgen. Statt Umfang, Preis und Tracking in drei getrennten Welten zu verwalten, verbindet Roadbase alles in einem durchgängigen Workflow.

Der Prozess ist in vier Schritte gegliedert:

01 – Briefing erfassen: Du fügst Notizen ein oder lädst eine PDF hoch. Roadbase extrahiert daraus Ziele, Leistungen, fehlende Details und Annahmen.

02 – Entwurf prüfen: Du erhältst einen ersten Vorschlag mit Phasen, Aufgaben, Rollen, Stunden und Zeitplan. Alles, was nicht passt, änderst du direkt.

03 – Preis festlegen: Du justierst Stundensätze, Gemeinkosten, Ausgaben, Marge und Risikopuffer. Das Angebot aktualisiert sich synchron mit dem Plan.

04 – Arbeit verfolgen: Aus dem freigegebenen Angebot wird ein Projekt-Workspace. Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen, Zeit erfassen – und die tatsächlichen Stunden mit der Schätzung vergleichen.

Der wichtigste Mechanismus kommt dabei erst nach dem Projekt: Jedes abgeschlossene Projekt schärft die nächste Schätzung. Roadbase vergleicht geschätzte und tatsächlich erfasste Stunden nach Rolle – und nutzt diese Historie, damit dein nächstes Briefing mit einem realistischeren Ausgangspunkt startet.

Kernfunktionen von Roadbase

Jede Funktion von Roadbase adressiert einen konkreten Schmerzpunkt im Planungs- und Preisierungsprozess. Hier ist, wie das in der Praxis aussieht.

Vom groben Briefing zur klaren Arbeitsaufgliederung. Lose Notizen – „neues Packaging für unsere Marke, Start ist bald" – werden zu Phasen, Aufgaben, Rollen, Stunden und Annahmen, die dein Team prüfen kann. Roadbase schlägt eine typische Struktur vor, zum Beispiel: Discovery, Konzept-Briefing, Markenstrategie, Design, Packaging-Entwürfe, Creative Production, Video-Schnitt und Color Grading sowie räumliche Layouts und QA. Du musst nie wieder auf dem leeren Blatt anfangen.

Das Angebot folgt der Arbeit. Das ist der Kern von Roadbase: Du änderst zuerst den Plan – verschiebst Phasen auf der Timeline, passt Aufgaben an – und der Preis aktualisiert sich synchron. Du bepreist kein separates Dokument, sondern dieselbe Arbeit, die du auch planst und nachher trackst.

Rollenkalkulation. Nicht jede Stunde ist gleich viel wert. Roadbase lässt dich separate Stundensätze für Design, Projektmanagement, QA, Strategie und Spezialisten setzen. Das Angebot spiegelt damit die tatsächliche Kostenstruktur deines Teams wider.

Agentur-Gemeinkosten. Software, Management, Betriebsstätten, nicht abrechenbare Zeit – all das verschwindet sonst oft in einem undurchsichtigen Aufschlag. Roadbase lässt dich diese Gemeinkosten explizit berücksichtigen, bevor der Preis sichtbar wird. Das macht dein Angebot ehrlicher und kalkulierbarer.

Risikopuffer. Wo Details unklar sind – unsichere Freigaben, technische Unbekannte, sich ändernde Anforderungen –, fügst du ein Kontingent hinzu. So baust du Sicherheit ein, ohne den Preis heimlich nach oben zu treiben.

Zeiterfassung. Du trackst Stunden direkt auf Projektaufgaben. Am Ende des Projekts siehst du die Lücke zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand – und genau diese Lücke speist deine nächste Schätzung.

Angebotsexport. Nachdem du Aufgliederung und Preis geprüft hast, exportierst du ein sauberes Proposal-PDF – bereit für den Kunden.

Wer nutzt Roadbase

Roadbase ist kein Werkzeug für jede Agentur auf der Welt – aber für viele passt es erstaunlich genau. Die Frage ist: Gehörst du dazu?

Freelancer, die regelmäßig Kundenarbeit bepreisen. Wenn du jede Woche ein neues Briefing in ein Angebot verwandeln musst, sparst du am meisten. Statt drei Stunden manueller Umfangskonstruktion hast du in zehn Minuten einen prüfbaren Entwurf, den du nur noch feinjustierst.

Kleine Studios. Der Pro-Plan bringt unbegrenzte Projekte und Phasen. Du kannst alle Kunden parallel führen, ohne über Limits nachzudenken – und trotzdem volle Zeiterfassung und KI-gestützte Preisbildung nutzen.

Agenturen mit wöchentlich komplexen Angeboten. Der Studio-Plan erweitert die KI-Unterstützung: Ausgabenschätzungen und White-Label-PDF-Export helfen bei Angeboten, die du direkt an große Kunden weiterreichen willst, ohne dass Roadbase sichtbar wird.

Delivery-Teams. Wer Aufträge nicht nur bepreist, sondern auch umsetzt, profitiert von der Zeiterfassung direkt gegen die Schätzung. Du siehst früh, wo du vom Plan abweichst – und kannst gegensteuern.

Teams mit unterschiedlichen Delivery-Modellen. Ob Double Diamond, Agile, Wasserfall oder ein individuelles Modell – Roadbase unterstützt verschiedene Abläufe und bepreist die Arbeit über Rollen, Stunden, Kosten und Marge.

Roadbase Preispläne

Roadbase staffelt seine Pläne nach Häufigkeit und Komplexität deiner Angebotsarbeit – nicht nach Unternehmensgröße. Wer einmal im Monat ein Projekt bepreist, findet im Free-Plan schon alles Nötige. Wer wöchentlich komplexe Proposals vorbereitet, braucht den Studio-Plan.

Die ROI-Perspektive. Überlege einmal, wie viele Stunden du pro Woche damit verbringst, Umfang und Angebot manuell wiederaufzubauen. Zwei, drei, fünf? Bei einem realistischen Stundensatz sind das schnell mehrere hundert Dollar pro Monat. Roadbase kostet zwischen $10 und $22 pro Monat – und ersetzt genau diese manuelle Arbeit mit einem strukturierten, lernenden Prozess. Das Verhältnis aus Kosten und eingesparter Zeit spricht für sich.

Wer gerade viele Angebote parallel bearbeitet und die KI-Tokens ausschöpft, ergänzt einfach ein Token-Paket für $5 – einmalig und neben jedem Monats- oder Jahresplan nutzbar.

Warum Roadbase wählen

Lass uns Roadbase einmal ehrlich dem traditionellen Tabellenkalkulations-Prozess gegenüberstellen – denn genau dieser Vergleich entscheidet, ob sich die Umstellung lohnt.

Der manuelle Weg: Bei jedem neuen Briefing baust du den Umfang von Null wieder auf. Phasen einrichten, Stunden schätzen, Rollen definieren – alles wieder von vorne. Der Preis ist vom Plan entkoppelt: Du kalkulierst separat in einer zweiten Tabelle, und wenn sich im Plan etwas ändert, musst du den Preis manuell nachziehen. Und die größte Schwäche: Deine Schätzungen verbessern sich nie. Fehler wiederholst du jede Woche erneut, weil niemand die geplanten mit den tatsächlichen Stunden systematisch vergleicht.

Der Roadbase-Weg: Plan, Preis und Tracking sind eine verbundene Arbeitsbasis. Änderst du den Plan, aktualisiert sich der Preis automatisch. Jedes Projekt sammelt echtes Datenmaterial: geschätzte versus erfasste Stunden, aufgeschlüsselt nach Rolle. Diese Historie fließt in jede neue Schätzung ein – deine Planung wird also mit jedem Projekt besser, statt gleich zu bleiben.

Die Differenzierung im Detail. Roadbase bündelt vier Elemente in einem durchgängigen Fluss, die sonst getrennt laufen: Rollenkalkulation mit unterschiedlichen Stundensätzen, transparente Gemeinkosten, ein expliziter Risikopuffer und ein sauberer Angebotsexport. Du musst nicht mehr zwischen Excel, Angebotsvorlage und Tracking-Tool wechseln – alles passiert an einem Ort.

Häufig gestellte Fragen